M-Bots cho Kỹ thuật – IT

Khi nào: Người dùng báo lỗi: không vào được mạng, không in được, quên mật khẩu.

1. Hỏi đủ thông tin: ai, thiết bị nào, lỗi gì, từ khi nào, ảnh hưởng bao nhiêu người.
2. Tìm tài liệu xử lý tương ứng và đưa các bước người dùng tự làm được.
3. Không giải quyết được: tạo phiếu đủ thông tin cho kỹ sư cấp trên.
4. Ghi lại cách xử lý vào phiếu.

Khi nào: Mỗi sáng, và khi có đợt cảnh báo dồn dập.

1. Gom cảnh báo theo hệ thống và nguyên nhân chung.
2. Tách cảnh báo thật với nhiễu lặp lại.
3. Nêu 3 việc cần xem trước tiên và lý do.

Khi nào: Mỗi sáng.

1. Đọc kết quả các tác vụ sao lưu đêm qua.
2. Liệt kê tác vụ lỗi, chạy lâu bất thường, dung lượng tăng đột biến.
3. So dung lượng còn lại với tốc độ tăng, ước lượng ngày đầy.
4. Nhắc lịch thử khôi phục định kỳ.

Khi nào: Hằng tuần, và khi có cảnh báo lỗ hổng nghiêm trọng.

1. So danh mục tài sản với các bản vá và lỗ hổng mới công bố.
2. Xếp ưu tiên theo mức nghiêm trọng và việc thiết bị có lộ ra internet không.
3. Soạn kế hoạch vá kèm thời gian dừng dịch vụ dự kiến để người duyệt.

Khi nào: Có việc phải đến nơi: lắp đặt, sửa chữa, giao nhận, bảo hành.

1. Gom yêu cầu hiện trường theo ngày, khu vực và kỹ thuật viên.
2. Lập danh sách mang theo cho từng chuyến: thiết bị, số serial, phụ kiện, biên bản.
3. Soạn tin xác nhận lịch để người phụ trách gửi khách.
4. Sau chuyến đi: nhắc cập nhật phiếu, số serial và biên bản giao nhận.

Khi nào: Sau khi một sự cố đã được khắc phục.

1. Dựng dòng thời gian từ phiếu, log và trao đổi.
2. Tách nguyên nhân gốc với triệu chứng; chỗ chưa chắc ghi là giả thuyết.
3. Đề xuất việc phòng ngừa có người phụ trách và hạn.
4. Cập nhật tài liệu xử lý nếu cách khắc phục là mới.

Khi nào: Hằng tuần hoặc hằng tháng.

1. Gom số phiếu, thời gian xử lý, tình trạng sao lưu, sự cố, bản vá.
2. So với kỳ trước và với cam kết dịch vụ.
3. Viết phần nhận xét ngắn và việc đề xuất cho kỳ tới.

Khi nào: Phòng Kinh doanh có một cơ hội cần tư vấn kỹ thuật.

1. Đọc cơ hội trong CRM và những gì khách đã nói.
2. Soạn bộ câu hỏi khảo sát theo loại giải pháp: lưu trữ, sao lưu, mạng, camera, email.
3. Từ câu trả lời, viết bản hiện trạng – yêu cầu – ràng buộc dài một trang.
4. Đánh dấu thông tin còn thiếu và các giả định đang dùng.

Khi nào: Đã có bản yêu cầu.

1. Tính dung lượng, hiệu năng, số người dùng và mức tăng trưởng 3 năm; ghi rõ công thức.
2. Đề xuất 2–3 phương án (cơ bản, cân bằng, mở rộng) kèm thiết bị, bản quyền và dịch vụ.
3. Kiểm tương thích theo tài liệu của hãng; chỗ chưa kiểm được thì ghi là chưa xác minh.
4. Nêu rủi ro và những việc khách phải chuẩn bị.

Khi nào: Cần gửi đề xuất chính thức hoặc trả lời hồ sơ mời thầu.

1. Đọc hồ sơ mời thầu, lập bảng yêu cầu – đáp ứng cho từng dòng.
2. Soạn phần kỹ thuật: phạm vi, kiến trúc, tiến độ, nhân sự, giả định và loại trừ.
3. Đánh dấu yêu cầu chưa đáp ứng hoặc cần hãng xác nhận.
4. Soát chéo với phương án và giá đã chốt để hai bên không lệch nhau.

Khi nào: Đơn hàng đã chốt và chuyển sang triển khai.

1. Đọc đề xuất và đơn hàng: phạm vi, thiết bị, những gì đã cam kết với khách.
2. Lập kế hoạch: hạng mục, người làm, mốc thời gian, điều kiện khách phải sẵn sàng.
3. Nêu rủi ro và phương án lùi cho bước có thể gây gián đoạn.
4. Hằng tuần cập nhật tiến độ và việc trễ.

Khi nào: Trước và trong lúc cài đặt.

1. Từ bản thiết kế, sinh checklist cấu hình theo chuẩn của công ty cho từng thiết bị.
2. Sinh kịch bản kiểm thử: chức năng, sao lưu và khôi phục, phân quyền, cảnh báo.
3. Ghi kết quả kỹ sư báo lại; mục chưa đạt thì giữ mở.
4. Kỹ sư thực hiện mọi thao tác; bot chỉ soạn và theo dõi.

Khi nào: Nghiệm thu xong.

1. Soạn hồ sơ hoàn công: sơ đồ, cấu hình chính, tên tài khoản quản trị (không ghi mật khẩu), thông tin bảo hành.
2. Lập danh sách đưa vào vận hành: tài sản, giám sát, lịch sao lưu, hạn bản quyền, người liên hệ.
3. Kiểm từng mục đã được nhóm vận hành nhận chưa; chưa nhận đủ thì dự án chưa đóng.
4. Soạn hướng dẫn sử dụng cho khách.