Phản hồi lead nhanh hơn, pipeline sạch hơn, không bỏ sót gia hạn — bot làm phần chuẩn bị, người bán làm phần chốt.
Hợp khi đội bán hàng mất nhiều giờ cho nhập liệu, tra cứu và nhắc việc thay vì nói chuyện với khách. Bot đọc và ghi chú trong CRM, soạn nháp; con người gửi đi và quyết định giá.
| Bot | Vai trò | Mức duyệt khởi đầu |
|---|---|---|
| Trợ lý Lead | Phân loại, làm giàu thông tin và chấm điểm lead mới | Ask |
| Trợ lý Báo giá | Soạn báo giá nháp từ bảng giá chuẩn, soát chiết khấu | Ask |
| Trợ lý Pipeline | Rà deal tồn, thiếu bước tiếp theo, dự báo tuần | Ask |
| Trợ lý Gia hạn | Canh hợp đồng, thuê bao sắp hết hạn | Ask |
| Trưởng nhóm Sales (Chief of Staff) | Điều phối, nhận báo cáo sự cố của cả nhóm | Ask |
Mỗi use case ghi rõ lúc kích hoạt, việc bot làm, thứ cần kết nối, mức duyệt nên đặt và con số để biết nó có đáng giữ không.
Khi nào: Có lead mới vào CRM từ form, quảng cáo hoặc chat.
Khi nào: 30–60 phút trước lịch hẹn với khách.
Khi nào: Người bán đã thống nhất cấu hình và số lượng với khách.
Khi nào: Ngay sau cuộc gọi, khi có ghi chú hoặc bản ghi.
Khi nào: Sáng thứ Hai, trước buổi họp nhóm.
Khi nào: Hợp đồng hoặc thuê bao còn 60, 30 và 7 ngày.
Dán vào ô chỉ dẫn thường trực của bot rồi sửa phần trong ngoặc vuông cho đúng công ty bạn.
Luôn ghi múi giờ Asia/Ho_Chi_Minh. Chạy tay vài lần cho ổn rồi mới lên lịch.
| Nhịp | Cron | Việc |
|---|---|---|
| Ngày làm việc 8:00 | 0 8 * * MON-FRI | Lead tồn chưa ai xử lý từ hôm trước |
| Thứ Hai 8:30 | 30 8 * * MON | Rà pipeline cho họp nhóm |
| Ngày 1 hằng tháng 9:00 | 0 9 1 * * | Danh sách gia hạn 60 ngày tới |
| Thứ Sáu 16:00 | 0 16 * * FRI | Dự báo doanh số tuần tới |
Những giới hạn này nên nằm trong chỉ dẫn thường trực và trong cấu hình quyền, không chỉ trong lời dặn miệng.
Phản hồi lead nhanh hơn, pipeline sạch hơn, không bỏ sót gia hạn — bot làm phần chuẩn bị, người bán làm phần chốt.
6 use case →Từ một ý tưởng ra nội dung đa kênh và báo cáo có số — bot sản xuất và đo lường, người duyệt thông điệp.
6 use case →Tiếp nhận nhanh, trả lời đúng, không để yêu cầu nào rơi — bot phân loại và soạn sẵn, nhân viên quyết định câu trả lời.
6 use case →Soát chứng từ, đối soát, nhắc nợ và chuẩn bị đóng sổ — bot đọc và kiểm, kế toán hạch toán và ký.
7 use case →Tuyển nhanh hơn, hồ sơ không trễ hạn, nhân viên có câu trả lời ngay — bot chuẩn bị, con người quyết định về con người.
6 use case →Vận hành dịch vụ cho khách, tư vấn giải pháp trước bán và triển khai dự án — ba mạch việc, một đội bot, không rơi việc ở chỗ nối.
13 use case →Bản tin mỗi sáng, họp có số liệu, quyết định có người theo — bot tổng hợp, lãnh đạo quyết.
6 use case →