Soát chứng từ, đối soát, nhắc nợ và chuẩn bị đóng sổ — bot đọc và kiểm, kế toán hạch toán và ký.
Hợp khi kế toán mất nhiều thời gian cho việc so khớp và rà soát lặp lại. Nguyên tắc xuyên suốt: bot chỉ đọc sổ sách; mọi bút toán, mọi khoản chi đều do người thực hiện.
| Bot | Vai trò | Mức duyệt khởi đầu |
|---|---|---|
| Trợ lý Chứng từ | Soát hoá đơn, chứng từ đầu vào trước khi hạch toán | Ask |
| Trợ lý Doanh thu & Hoá đơn | Đối chiếu đơn hàng, hoá đơn, doanh thu ghi nhận | Ask |
| Trợ lý Công nợ phải thu | Theo dõi tuổi nợ, soạn thư nhắc | Ask |
| Trợ lý Thanh toán | Lập danh sách khoản đến hạn chi, kiểm đủ chứng từ | Ask |
| Trợ lý Đối soát | So số giữa CRM và sổ kế toán | Ask |
| Kế toán trưởng (Chief of Staff) | Điều phối, nhận mọi điểm bất thường | Ask |
Mỗi use case ghi rõ lúc kích hoạt, việc bot làm, thứ cần kết nối, mức duyệt nên đặt và con số để biết nó có đáng giữ không.
Khi nào: Có hoá đơn hoặc chứng từ mới cần hạch toán.
Khi nào: Cuối tuần và trước khi đóng sổ tháng.
Khi nào: Hằng tuần.
Khi nào: Ba ngày làm việc cuối tháng.
Khi nào: Sáng thứ Hai.
Khi nào: Lãnh đạo hoặc phòng khác hỏi nhanh một con số.
Khi nào: Tuần đầu dùng bot, và mỗi khi bot trả lời sai hoặc thiếu ngữ cảnh.
Dán vào ô chỉ dẫn thường trực của bot rồi sửa phần trong ngoặc vuông cho đúng công ty bạn.
Luôn ghi múi giờ Asia/Ho_Chi_Minh. Chạy tay vài lần cho ổn rồi mới lên lịch.
| Nhịp | Cron | Việc |
|---|---|---|
| Thứ Hai 8:00 | 0 8 * * MON | Dòng tiền và kế hoạch chi tuần |
| Thứ Ba 9:00 | 0 9 * * TUE | Bảng tuổi nợ và thư nhắc nháp |
| Thứ Sáu 15:00 | 0 15 * * FRI | Đối soát doanh thu tuần |
| Ngày cuối tháng 9:00 | 0 9 L * * | Danh sách kiểm đóng sổ |
Những giới hạn này nên nằm trong chỉ dẫn thường trực và trong cấu hình quyền, không chỉ trong lời dặn miệng.
Phản hồi lead nhanh hơn, pipeline sạch hơn, không bỏ sót gia hạn — bot làm phần chuẩn bị, người bán làm phần chốt.
6 use case →Từ một ý tưởng ra nội dung đa kênh và báo cáo có số — bot sản xuất và đo lường, người duyệt thông điệp.
6 use case →Tiếp nhận nhanh, trả lời đúng, không để yêu cầu nào rơi — bot phân loại và soạn sẵn, nhân viên quyết định câu trả lời.
6 use case →Soát chứng từ, đối soát, nhắc nợ và chuẩn bị đóng sổ — bot đọc và kiểm, kế toán hạch toán và ký.
7 use case →Tuyển nhanh hơn, hồ sơ không trễ hạn, nhân viên có câu trả lời ngay — bot chuẩn bị, con người quyết định về con người.
6 use case →Vận hành dịch vụ cho khách, tư vấn giải pháp trước bán và triển khai dự án — ba mạch việc, một đội bot, không rơi việc ở chỗ nối.
13 use case →Bản tin mỗi sáng, họp có số liệu, quyết định có người theo — bot tổng hợp, lãnh đạo quyết.
6 use case →